KPIs – Buk

Objetivo:

Este artículo tiene como objetivo explicar el proceso de creación, asignación y edición/modificación de Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) en Buk, destacando además las aplicaciones prácticas de este proceso en la gestión empresarial, especialmente en lo que concierne a la evaluación del rendimiento de los empleados, áreas o empresas para respaldar la toma de decisiones estratégicas. En particular, se resalta cómo esta herramienta puede ser empleada de manera efectiva para definir criterios de cumplimiento de objetivos y reconocer los logros obtenidos por un colaborador o equipo de personas.

Alcance / Limitaciones:

El artículo se centra en proporcionar una guía útil para aquellos clientes Buk que cuenten con el módulo de "Remuneraciones" y que deseen comprender y aprovechar al máximo esta herramienta en su empresa. Antes de proceder con la explicación, asegúrate de tener activo o solicitar la habilitación de la configuración general de "Habilitar KPI" para que puedas crear y configurar estos indicadores. Por otra parte, la monetización de logros y condiciones de cumplimiento de metas puede variar según las políticas y prácticas de compensación de cada empresa. Los detalles específicos de estos procesos están disponibles en el artículo de "Trabajando con ítems formulados, tablas y KPIs", puedes acceder a esta información haciendo click acá.

Definiciones:

KPI: Viene de la sigla en inglés para Key Performance Indicator, en español, un Indicador Clave de Actuación que sirve como medida cuantitativa utilizada para evaluar el rendimiento o el éxito de un negocio, proyecto, proceso o actividad en relación con sus objetivos y metas específicas. Los KPIs son herramientas esenciales para medir y controlar el progreso hacia los resultados deseados y tomar decisiones informadas basadas en datos.

Sustento Legal y Aplicaciones:

El proceso de creación y asignación de KPIs en la plataforma Buk no solo busca la mejora continua en la gestión empresarial, sino que también promueve la eficacia en la gestión de recursos humanos y la consecución de objetivos organizativos. El uso estratégico de los KPIs en la definición de metas y la monetización de los resultados contribuye significativamente a la optimización de la gestión empresarial y al fomento de un entorno de trabajo motivador y enfocado en el crecimiento profesional de los empleados.

Proceso en Plataforma Individual:

Para crear un KPI en Buk debes dirigirte a la "Administración" de la plataforma, haciendo click en el símbolo de tuerca (⚙️) . Allí elige la opción de "Maestros de KPIs".

En esta visual encontrarás todos los KPIs creados previamente; para crear presiona sobre "Nuevo KPI" e ingresa:

Nombre: Nombre del KPI.
Código: El cual debe ser único y solo debe contener letras y guiones bajos.
Relación: Que puede ser relacionado a la empresa, el empleado o a un área.
Unidades: Las variables que vas a emplear en la medición que pueden ser variadas, por ejemplo: Pesos, Porcentaje, Horas, Días, Metros cuadrados, Etc.

De forma opcional también podrás seleccionar las siguientes opciones:

Anexo Liquidación: Si deseas que el KPI se detalle o muestre en la liquidación/boleta de pago/comprobante.
Repetir: Si deseas que el KPI se mantenga con el mismo valor para los periodos siguientes.

Una vez que hayas completado la preparación, haz clic en "Agregar". Luego, tendrás que asignar el KPI a las entidades relacionadas. Para hacerlo, dirígete al módulo "Administrativo" en la sección "Otros". A continuación, selecciona "KPIs". Aquí encontrarás una visual que muestra todos los datos KPI asignados, y tendrás la opción de editarlos (usando el icono de un "lápiz") o eliminarlos (usando el icono de una papelera).

Además, puedes filtrar los datos por mes para revisar la información ingresada en períodos anteriores. Ten en cuenta que los datos de meses ya cerrados no podrán modificarse o eliminarse.

Para crear un nuevo dato, haz clic en "Nuevo Dato KPI". Selecciona el KPI que deseas asignar (previamente creado) y elige el mes a partir del cual se aplicará el dato. Dependiendo de la relación establecida al crear el KPI, deberás especificar el empleado, empresa o área correspondiente, luego ingresa el valor del dato y presiona sobre "Crear Dato KPI" para guardar.

Proceso en Plataforma Masivo:

Para crear un KPI de forma masiva, dirígete desde "Información" al módulo de "Importadores" y selecciona "Importadores" nuevamente. En esta visual encontrarás el importador de "Estructura KPI" el cual al seleccionarlo te mostrará las instrucciones de la carga.

Seguidamente, completa la información y descarga el template:

Nombre: Ingresa el nombre del KPI.
Código: Escribe el código del KPI el cual debe ser único y solo debe contener letras y guiones bajos.
Relación: Las entidades disponibles para relacionar el KPI son los siguientes: "Área", "Empleado", "Empresa".
Unidades: Variables que vas a emplear en la medición que pueden ser, por ejemplo: Pesos, Porcentaje, Horas, Días, Metros cuadrados, Etc.
Anexo Liquidación: Escribe "Si" si deseas que el KPI se detalle o muestre en la liquidación/boleta de pago/comprobante o "No" si deseas que no se muestre como anexo.
Repetir: Escribe "Si" si deseas que el KPI se mantenga para los periodos siguientes o "no" si deseas que sea único y no se repita.

Luego, asigna el KPI, para hacerlo de forma masiva, presiona el importador de "KPI" y define el mes a partir del cual se aplicarán los datos. Luego, selecciona en la casilla de "KPIs para" la o las entidades relacionadas (Empleado, Sub-área o Empresa).

Si lo requieres, puedes marcar opcionalmente la casilla de "Sobrescribir Datos Existentes" si necesitas corregir o editar datos que fueron ingresados previamente, y deseas reemplazarlos con los nuevos datos contenidos en la plantilla. Es importante notar que el sistema marcará automáticamente la opción de "Recalcular Liquidaciones/Boletas/Comprobantes", por lo que se recomienda dejar esta opción activada.

Una vez hayas revisado estos detalles, descarga la plantilla y completa la información necesaria en ella para luego subir el template desde "Seleccionar archivo" para completar el registro.

Módulos Requeridos:

Base: Gestión de personas esencial.
Módulos: Remuneraciones.

Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:

Si cuentas con el módulo de "Remuneraciones", puedes obtener acceso a los KPIs solicitando su activación al equipo de SAC o a tu Jefe de Proyectos. Esto mediante habilitación de la configuración general llamada "Habilitar KPIs". Además, si defines que tus KPIs se muestren en las liquidaciones/boletas de pago/comprobantes, tienes la opción de definir el nombre del anexo en la casilla denominada "Nombre Anexo KPI", que se encuentra en la sección de "Configuraciones Generales".

Palabras Claves:

KPIs, indicadores, metas, objetivos, ventas, porcentaje, formulado, ítems formulados, tablas, habilitar, editar KPI, modificar KPI, asignar KPI, dato KPI, pesos, agregar, medición.

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